聊天副本管理

常规

聊天会话结束后，聊天副本可以自动发送到指定的邮箱，以训练或审核为目的。聊天副本是采用已加密渠道传送的。加密本身是在我们的服务器及客户的电子邮件服务器间进行的：要是接收端支持加密协议，那么我们的服务器及客户的电子邮件服务器间会建立已加密的沟通渠道，使所有的消息及其所有元素（消息头和消息体以及附上文件）以加密的形式传送；要是接收端不支持加密协议，我们的服务器将采用普通模式来传输数据。

目前，聊天副本是为一个查看聊天记录的方法。

副本结构

每个聊天副本都由以下的部分组成：

•标题包含于聊天有关的一般资料

•聊天记录包含聊天的记录

•访客详细信息包含开始聊天窗口上所键入的信息、访客监视系统所提供的信息以及传递用户资料代码所传递的信息(在此功能已启用的情况下）

•聊天后调查部分在调查已启用并被访客填写好的情况下会包含聊天后调查的结果

副本标题结构如下：

visitor_name 是访客在 开始聊天窗口上 输入的名字。如果访客没有输入名字，Guest这个词将被系统使用。

operator_name 是操作员的呢称，在 操作员和部门 页面上设置的。它包括操作员的电子邮件的链接（如有）。

company_name 是在 帐户配置文件 页面上设置的公司名称。 如果没有指定的公司名称，那么账户名就被系统使用了。 若您不想让访客在聊天记录上看到您公司的名称， 您应该在公司名称这个栏位输入某个名称。

请注意! 如果在您的账户设置 / 呼叫分配中设置的是“至所有操作员”，那么聊天副本的头信息就没有“Assigned Operator”（已分配操作员的名字)的条目。只有系统把来电呼入分配至操作员，这个条目才出现。

技术细节

所有的聊天副本是由无监控的电子邮件 [email protected] 自动发送的。

我们的服务器不保存聊天副本。操作员或所有的操作员（如果聊天室有几个操作员）关闭聊天室后，聊天副本就将发送。 这样您的访客收到 “Chat session has been closed”(聊天会话已结束) 系统消息. 之后聊天副本从我们的服务器立即删除。若有电子邮件递送问题，我们的系统两天之内每四小时重试发送聊天副本。  

“Chat session has been closed”(聊天会话已结束) 系统消息是可以在您账户控制面板 帐户设置 / 系统消息 页面上自定义的。

如何启用 / 禁用聊天副本的发送

您可以在您账户 控制面板 启用发送聊天副本的功能。聊副本的发送有三个级：

•公司级

•部门级

•操作员级

公司级

公司级的聊天副本的发送可以启用 / 禁用在帐户控制面板 帐户设置 / 聊天副本 页面。

若您想收到所有的聊天记录到您 帐户配置文件 页面上设置的邮箱，请打勾 采用电子邮件发送聊天副本 的条目。  您也可以在 电子邮件 字段里输入另一个电子邮件地址，使用它来收到聊天副本。

如果为了监测起见您想到单独的邮箱收到不接的聊天的聊天副本，您可以在 丢失的聊天记录电邮 字段输入另一个电子邮件地址。

聊天副本设置

请注意! 若您想几个人收到聊天记录和不接到的聊天的记录副本，您可以在 电子邮件与丢失的聊天记录电邮 字段输入几个逗号分隔的电子邮件。

部门级

如果访客在开始聊天窗口上选指定操作员的部门，聊天副本将发送到这个部门的电子邮件。访客在开始聊天窗口没有选部门时，聊天副本将发送到所有的操作员属于的部门的电子邮件地址。

每个部门的部门级的聊天副本的发送可以在 部门设置 启用 / 禁用。“将由指派至该部门的操作员处理的所有聊天副本发送至该邮件”的条目被勾选时，所有的跟这个部门有关的聊天记录将发送到部门电子邮件。

如何为特定的部门启用聊天副本的发送

操作员级

属于操作员接到的与没有接到的聊天副本都发送到他们的电子邮件地址。

每个操作员的操作员级的聊天副本的发送可以在 操作员配置文件 启用 / 禁用.“发送该操作员的所有聊天副本至该（这些）电子邮件“的条目在操作员配置文件被勾选时，所有的属于这个操作员的聊天副本将发送到操作员账号设置的电子邮件地址。

如何为特定的操作员启用聊天副本的发送

聊天副本的自定义

消息格式

聊天副本可以使用 HTML 或 Text 两个格式来发送。

HTML 格式更易读。若您需要从聊天副本导出数据导入某个数据库, 那使用 Text 格式更方便,必要时它易于解析。

其他自定义

聊天副本是自动发送的。提出要求后，聊天副本的模板可以自定义的（如有可能）. 请使用我们的在线客服系统与我们联系提出您的请求。

可能出现的错误

聊天副本收到延迟或不能收到的问题

您账户启用聊天后调查时，如果访客关闭调查窗口可没有提交，五分钟的延迟可出现。在这样的情况下，系统不能识别窗口的关闭，所以它五分钟等待调查的提交，然后发送聊天副本。

问题的其他可能的原因如下：

•消息可能因垃圾邮件拦截器而受阻或发送到垃圾邮件夹

•消息可能被您的电子邮件服务商递延，取决于服务器的负载。使用免费的电子邮件服务器时，这样的问题会经常发生

•您电子邮件帐户设置的从特定的域名或电子邮件地址收到消息时，消息可能被您的电子邮件系统拦截或拒绝。使用AOL或类似的服务器时，这样的情况会发生

•您的电子邮件服务商可能有消息路由问题

为了解决问题，请按下面的步骤操作:

•查看您的垃圾邮件拦截器和邮箱首选项让我们的域名 providesupport.com. 发送消息，并查看您的垃圾邮件夹。

•若您使用公司电子邮件服务器，联系您的邮件管理员来查看从 providesupport.com 域名发送的消息是否接受和路由得正确。

•试一下使用其他提供商的电子邮件服务器的电子邮件地址，比如 Gmail 或 Yahoo。如果消息成功地发送到这个邮件，问题好像跟您的电子邮件服务器有关。

以上的步骤没有用时，请在我们的在线客服系统与我们联系，我们帮您找到问题的解决。

聊天副本错误的编码

如果您收到的聊天副本使用错误的编码，请看一下您账户的 区域设置。最可能您没有选择合适的编码。

与 CRM 的聊天集成

聊天对话完成后，会自动发送聊天记录。 您可以将此类转录本导入您的 CRM，并将它们设置为分配给您的 CRM 联系人。 为了正确导入，您可以解析聊天记录的主题，其中包含您的访客姓名和代理人姓名。 从我们这边，我们可以更新您的聊天记录模板，以将来自聊天记录访客部分的附加变量传递到主题行，以及通过我们的传递信息代码传递到聊天记录的自定义变量。 通过这种方式，您可以验证导入的聊天记录并将它们分配给 CRM 中的正确联系人。